En cualquier plan de mantenimiento, es recomendable contar con un expediente completo de cada equipo y componente del sistema que entre en un programa de mantenimiento. La información mínima que se requiere es la siguiente:

• Descripción del equipo.
• Marca y modelo.
• Número de serie.
• Fecha de instalación.
• Historial de servicios y reparaciones.
• Áreas a las que da servicio.
• Nivel de prioridad.

Contar con el expediente de cada equipo, permite conocer el costo de mantenerlos operando y evaluar cuando es el momento adecuado para considerar su reemplazo. También permite estimar los costos de refacciones y en su caso contar con un stock de piezas para reducir los tiempos de las intervenciones.

Al inicio de una póliza de servicio, se debe proporcionar un mantenimiento preventivo mayor, también llamado de puesta a punto, en el que se hace una revisión a detalle de los equipos y se corrigen las anomalías encontradas, sustituyendo las piezas clave que presenten un desgaste significativo. Esto permite conocer el estado de cada equipo y programar actividades de mantenimiento para prevenir fallas y optimizar los costos de la póliza.